Bendras dokumentų archyvas
Mažiau paieškos el. pašte, aplankuose ar kompiuteryje — viskas bendrame archyve.
Dokumentų valdymas debesyje
Jūsų dokumentai. Tvarka vienoje vietoje.
Doku — dokumentų valdymo ir saugojimo debesyje sistema. Tvarkykite sąskaitas, sutartis ir kitus dokumentus vienoje vietoje.
Doku — dokumentų srautas3 etapai
01
Importavimas
Sąskaitos, sutartys, kiti failai
02
Valdymas ir saugojimas
Viena struktūra, saugus debesis
03
Eksportavimas
Apskaitai ar partneriams
Nuo importavimo iki eksportavimo — vienoje sistemoje, be papildomų įrankių.
01Nuo importavimo iki eksportavimo
Patogesnis darbas su dokumentais kasdien
01
Dokumentų importavimas
Importuokite sutartis, sąskaitas ir kitus darbui reikalingus failus į Doku.
02
Valdymas ir saugojimas
Tvarkykite ir saugokite dokumentus debesyje ir palaikykite aiškią jų struktūrą.
03
Dokumentų eksportavimas
Eksportuokite dokumentus, kai jų reikia apskaitai, partneriams ar tęsti darbą kitose priemonėse.
02Kodėl verta naudoti
Mažiau išsibarsčiusių failų. Daugiau aiškumo.
Tvarkingas archyvas padeda greičiau rasti reikiamus dokumentus ir paprasčiau dirbti kasdien.
Vienoje vietoje
Aiški struktūra
Tvarka kasdieniam darbui
Nuosekli dokumentų struktūra padeda lengviau orientuotis tarp sutarčių, sąskaitų ir kitų dokumentų.
Greita prieiga
Dokumentai, kai jų prireikia
Prireikus perduoti dokumentus kolegoms ar partneriams, eksportuokite juos iš bendro archyvo.
03Jūsų kasdienybėje
Skirtingi dokumentai. Ta pati tvarka.
Pradėkite nuo dokumentų, su kuriais dirbate dažniausiai.
01
Sąskaitos
Laikykite gautas ir išrašytas sąskaitas vienoje vietoje, kad prireikus galėtumėte jas perduoti apskaitai.
02
Sutartys
Susieskite sutartis ir susijusius priedus bendrame archyve, kad jų nereikėtų ieškoti.
03
Įmonės dokumentai
Palaikykite įsakymų, pažymų ir kitų kasdienėje veikloje naudojamų failų tvarką.
Kartu su jūsų darbo įrankiais
Dokumentus ruošiate apskaitai?
Duomenų perdavimo galimybės priklauso nuo naudojamos apskaitos programos ir reikiamo formato. Tinkamą sprendimą parenkame pagal jūsų darbo eigą.
04Automatizavimo galimybės
Ką norėtumėte automatizuoti?
Norite supaprastinti sąskaitų tvarkymą, duomenų atpažinimą ar integraciją? Tinkamą sprendimą parenkame pagal jūsų darbo eigą.
01 · Dokumentų surinkimas
Sąskaitų gavimo būdai
Iš el. pašto, skaitytuvo ar kitų sistemų — aptariame, kaip sąskaitos patenka į Doku ir kurie žingsniai gali vykti automatiškai.
02 · Duomenų atpažinimas
Teksto atpažinimas (OCR)
Duomenų nuskaitymas iš sąskaitų: tiekėjas, data, numeris, bendra suma. Rezultatą galima peržiūrėti ir pataisyti.
03 · Apskaitos laukai
PVM kodai ir išlaidų paskirstymas
Taisyklės, pagal kurias sąskaitoms priskiriami PVM kodai, išlaidų straipsniai ar padaliniai.
04 · Patvirtinimas
Sąskaitų tvirtinimas
Aiški tvarka, kas peržiūri ir patvirtina sąskaitas prieš perduodant jas apskaitai.
05 · Pasikartojantys atvejai
Periodinės sąskaitos
Kas mėnesį gaunamos nuomos, ryšio ar kitų paslaugų sąskaitos, kurių apdorojimą verta automatizuoti.
06 · Duomenų perdavimas
Eksportas ir archyvas
Perdavimas pagal apskaitos programos priimamą formatą, o originalai lieka saugomi Doku.
05Duomenų kokybė
Duomenų patikra ir perdavimo kontrolė
Planuojant automatizavimą verta susitarti, ką tikrinti ir kada rezultatas laikomas tinkamu. Šį aprašą rekomenduojame sudaryti pagal jūsų darbo eigą.
Ką įtraukti į patikrą
01
Dokumento duomenys. Ar nuskaityti tiekėjas, data, numeris ir sumos?
02
Sumos ir eilutės. Ar eilučių sumos sutampa su bendra dokumento suma?
03
PVM ir priskyrimas. Ar teisingai priskirti PVM kodai ir išlaidų straipsniai?
04
Dokumentų dublikatai. Ar ta pati sąskaita nebuvo įkelta anksčiau?
05
Patvirtinimas. Kas peržiūri rezultatą ir kada dokumentas laikomas paruoštu?
06
Perdavimo rezultatas. Ar duomenys pasiekė apskaitą ir ar išliko ryšys su originalu?
06Saugumas ir privatumas
Jautriems dokumentams — aiškūs apsaugos reikalavimai
Sąskaitose ir sutartyse gali būti konfidencialios informacijos bei asmens duomenų. Prieš pradėdami naudoti Doku, susitarkite dėl prieigos, duomenų tvarkymo ir saugojimo.
01 · Prieiga
Kas gali matyti dokumentus?
Prieigos valdymo galimybės aptariamos pagal darbuotojų ir partnerių poreikius bei dokumentų konfidencialumą.
02 · Privatumas
Kaip tvarkomi jūsų duomenys?
Sąskaitose ir sutartyse gali būti asmens duomenų. Juos tvarkome pagal susitarimą ir tik tiek, kiek reikia paslaugai teikti.
03 · Saugojimas
Kur ir kiek laiko saugomi dokumentai?
Renkantis paslaugą verta suderinti saugojimo vietą, terminus ir atsargines kopijas bei tai, kaip dokumentai grąžinami sutarčiai pasibaigus.
07Prieš pradedant
Dažniausi klausimai
Trumpi atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus.
Kas yra Doku?
Doku — dokumentų valdymo ir saugojimo debesyje sistema, kurioje sąskaitas, sutartis ir kitus dokumentus tvarkote vienoje vietoje.
Nuo ko pradėti?
Pradėkite nuo dokumentų, su kuriais dirbate dažniausiai — pavyzdžiui, sąskaitų. Importuokite juos ir susitarkite dėl archyvo struktūros.
Ką paruošti pokalbiui apie sąskaitų automatizavimą?
Keletą tipinių sąskaitų pavyzdžių, naudojamą apskaitos programą ir trumpą dabartinės darbo eigos aprašą.
Ar dokumentus galima eksportuoti?
Taip. Dokumentus galite eksportuoti apskaitai, partneriams ar darbui kitose priemonėse.
Kaip sužinoti kainą ir integracijų galimybes?
Susisiekite su mumis — kainą ir integracijas parenkame pagal dokumentų kiekį ir jūsų naudojamas sistemas.